Mengandung Data Pribadi, Pahami Risiko Penyerahan Akta Perusahaan ke Pihak Lain
Mengandung Data Pribadi, Pahami Risiko Penyerahan Akta Perusahaan ke Pihak Lain
“Sesuai dengan UU PDP, setiap transfer data pribadi, baik di dalam maupun luar negeri, hanya dapat dilakukan jika pihak penerima memiliki standar perlindungan data yang setara atau lebih tinggi dari yang diatur dalam UU PDP.”
Akta perusahaan berisi lebih dari sekadar informasi hukum mengenai pendirian dan perubahan struktur Perseroan Terbatas (PT).
Dokumen ini juga memuat data pribadi individu yang memiliki peran penting dalam perusahaan, seperti nama lengkap, kewarganegaraan, nomor identitas, dan jabatan dari para pemegang saham, direksi, maupun dewan komisaris.
Informasi tersebut termasuk dalam kategori data pribadi sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP). Dalam praktiknya, akta perusahaan sering kali diminta sebagai bagian dari proses administratif.
Meskipun sudah menjadi hal yang lazim, penyerahan akta kepada pihak lain tetap harus dilakukan secara hati-hati.
Jika tidak dikelola dengan tepat, data pribadi di dalamnya dapat disalahgunakan dan menimbulkan konsekuensi hukum maupun reputasional bagi perusahaan.
Untuk itu, penting bagi setiap entitas usaha memahami risiko yang ada serta langkah-langkah perlindungan yang harus diterapkan sebelum menyerahkan akta perusahaan kepada pihak ketiga.
Baca juga: Kewajiban Perekaman Dalam Pemrosesan Data Pribadi, Apa yang Harus Dilakukan Perusahaan?
Mengapa Penyerahan Akta Perusahaan Tidak Boleh Dilakukan Sembarangan?
Akta Perusahaan merupakan dokumen identitas hukum bagi setiap PT di Indonesia. Sebagaimana KTP berfungsi sebagai identitas bagi individu, Akta Perusahaan, yang terdiri dari Akta Pendirian, Akta Perubahan, dan Surat Keputusan (SK) dari Kementerian Hukum dan HAM, berfungsi sebagai bukti legalitas dan struktur internal perusahaan.
Dokumen ini lazim diminta oleh pihak ketiga dalam berbagai transaksi bisnis, seperti pembukaan rekening bank, kerja sama komersial, hingga pengajuan layanan profesional, untuk memverifikasi keabsahan perusahaan dan kewenangan perwakilannya.
Penting untuk disadari bahwa Akta Perusahaan tidak sekadar dokumen hukum biasa. Akta ini memuat data pribadi individu, seperti nama lengkap, kewarganegaraan, nomor identitas (KTP/paspor), dan tanggal lahir dari anggota Direksi, Dewan Komisaris, maupun pemegang saham perorangan.
Menurut UU PDP, data tersebut termasuk dalam kategori Data Pribadi yang bersifat umum. Jika dikombinasikan, informasi ini dapat digunakan untuk mengidentifikasi seseorang secara spesifik.
Dengan demikian, perlu disadari bahwa penyerahan Akta Perusahaan tanpa kehati-hatian berpotensi menimbulkan risiko serius.
Data pribadi yang terkandung di dalamnya dapat disalahgunakan oleh pihak tidak bertanggung jawab, termasuk untuk pencurian identitas, pemalsuan dokumen, atau tindakan penipuan.
Selain itu, perusahaan sebagai Pengendali Data dapat dikenai sanksi administratif, denda, bahkan sanksi pidana jika terbukti lalai dalam melindungi data pribadi sesuai ketentuan UU PDP.
Oleh karena itu, perusahaan harus memberlakukan prosedur yang aman sebelum menyerahkan Akta kepada pihak lain.
Baca juga: Perusahaan Wajib Tahu! Ini Dokumen Penting dalam UU Pelindungan Data Pribadi
Risiko Penyerahan Akta Perusahaan Tanpa Prosedur yang Memadai
Sebagaimana disebutkan, penyerahan Akta Perusahaan tanpa kehati-hatian berpotensi menimbulkan risiko serius.
Akta tersebut tidak hanya mencerminkan struktur hukum dan kegiatan usaha suatu perusahaan, tetapi juga memuat informasi sensitif seperti data pribadi pemegang saham, anggota Direksi, dan Dewan Komisaris.
Tanpa prosedur yang memadai, penyerahan dokumen ini dapat membuka peluang penyalahgunaan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.
Salah satu risiko utama adalah penyalahgunaan data pribadi, yang dapat menimbulkan kerugian serius baik bagi individu maupun perusahaan.
Dari sisi individu, dampaknya mencakup kerugian finansial (misalnya penyalahgunaan data untuk akses keuangan), kerusakan reputasi pribadi, serta tekanan emosional dan psikologis akibat pelanggaran privasi.
Data dari akta perusahaan, seperti nama lengkap, nomor identitas, hingga jabatan, dapat digunakan untuk berbagai tindakan penipuan.
Sementara itu, perusahaan yang datanya disalahgunakan bisa menghadapi kerugian hukum dan finansial, termasuk sanksi dari otoritas regulator atas kelalaian dalam melindungi data pribadi.
Dampak lanjutan yang mungkin terjadi mencakup jatuhnya reputasi perusahaan, penurunan nilai saham, hingga terganggunya operasional akibat harus melakukan perubahan kebijakan mendadak dan peningkatan biaya mitigasi.
Dalam kasus yang lebih luas, kebocoran data yang masif bahkan dapat menjadi ancaman terhadap keamanan nasional jika digunakan untuk aktivitas siber atau sabotase terhadap infrastruktur penting.
Karena itu, setiap proses penyerahan akta perusahaan kepada pihak lain perlu dilakukan dengan sangat hati-hati dan sesuai dengan prosedur perlindungan data yang berlaku.
Mengabaikan hal ini tidak hanya berisiko bagi kelangsungan usaha, tetapi juga berbahaya bagi privasi dan keamanan para pemangku kepentingan.
Baca juga: Ini Dia! Kewajiban Pelaku Usaha dalam Pelindungan Data Pribadi
Langkah yang Dapat Diambil untuk Mencegah Risiko Penyerahan Akta Perusahaan
Untuk mencegah penyalahgunaan data pribadi dalam akta perusahaan, penting bagi pemilik dan pengelola usaha untuk menerapkan sejumlah langkah pencegahan yang tepat.
Salah satunya adalah memastikan bahwa penyerahan akta hanya dilakukan setelah memperoleh konfirmasi tujuan permintaan dokumen dari pihak yang memintanya.
Hal ini selaras dengan prinsip pelindungan data pribadi dalam Pasal 16 ayat (2) UU PDP, yaitu bahwa pemrosesan data harus dilakukan sesuai dengan tujuan yang jelas, sah secara hukum, dan relevan.
Tujuan tersebut harus dipastikan terlebih dahulu sebelum menyerahkan dokumen. Apabila memungkinkan, cukup berikan bagian dari akta yang secara spesifik menjawab keperluan tersebut, tanpa menyertakan keseluruhan dokumen.
Misalnya, jika yang dibutuhkan hanyalah konfirmasi bahwa seorang Direktur berwenang menandatangani perjanjian, maka cukup lampirkan halaman yang memuat struktur kepengurusan dan kewenangan direksi, tanpa menyertakan informasi pribadi lain seperti data pemegang saham atau Komisaris.
Informasi yang tidak relevan sebaiknya disamarkan atau disensor untuk mencegah kebocoran data.
Langkah pencegahan lainnya termasuk menetapkan prosedur verifikasi dan pencatatan atas setiap permintaan dan penyerahan akta, serta membekali karyawan dengan edukasi mengenai pentingnya perlindungan data pribadi.
Perusahaan juga dapat memanfaatkan teknologi seperti pengamanan dokumen digital, tanda tangan elektronik, serta pembatasan akses berbasis peran (role-based access) guna memastikan bahwa hanya pihak yang berwenang yang dapat mengakses dokumen tersebut.
Hal ini semakin penting apabila penyerahan akta tersebut dilakukan kepada pihak di luar negeri.
Sesuai dengan UU PDP, setiap transfer data pribadi, baik di dalam maupun luar negeri, hanya dapat dilakukan jika pihak penerima memiliki standar perlindungan data yang setara atau lebih tinggi dari yang diatur dalam UU PDP.
Transfer semacam ini juga harus memenuhi prinsip-prinsip pelindungan data, antara lain transparansi, akurasi, keamanan, pemberitahuan kegagalan perlindungan, hingga kewajiban pemusnahan data setelah masa retensinya berakhir.
Dengan menerapkan prinsip-prinsip ini, perusahaan tidak hanya melindungi individu yang datanya tercantum dalam akta, tetapi juga menjaga kepatuhan hukum dan integritas operasionalnya.
Sudahkah perusahaan Anda memenuhi regulasi pelindungan data pribadi di Indonesia? Prolegal Indonesia siap membantu melalui layanan konsultasi dan pendampingan hukum, hubungi kami melalui tautan berikut untuk informasi lebih lanjut.
Author: Sabilla Salsabilla
Editor: Genies Wisnu Pradana
