Kewajiban Perekaman Dalam Pemrosesan Data Pribadi, Apa yang Harus Dilakukan Perusahaan?
Kewajiban Perekaman Dalam Pemrosesan Data Pribadi, Apa yang Harus Dilakukan Perusahaan?
“Dengan adanya kewajiban ini, perusahaan harus memiliki rekaman yang terdokumentasi dengan baik untuk mencatat kapan, bagaimana, dan oleh siapa Data Pribadi diproses dalam sistemnya.”
Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP) mengatur berbagai kewajiban bagi perusahaan atau organisasi yang memproses Data Pribadi.
Baik sebagai pihak yang menentukan tujuan dan cara pemrosesan, maupun sebagai pihak yang menjalankan pemrosesan atas instruksi pengendali, keduanya wajib mematuhi ketentuan yang telah ditetapkan.
Salah satu kewajiban penting yang diatur adalah kewajiban perekaman seluruh kegiatan pemrosesan Data Pribadi.
Namun, hingga saat ini, belum ada definisi maupun petunjuk teknis yang lebih rinci mengenai ruang lingkup dan standar pelaksanaan kewajiban ini.
Dengan demikian, perusahaan perlu memahami langkah-langkah yang dapat diambil untuk memastikan kepatuhan terhadap aturan ini.
Baca juga: Perusahaan Wajib Tahu! Ini Dokumen Penting dalam UU Pelindungan Data Pribadi
Apa Itu Perekaman Kegiatan Pemrosesan Data Pribadi?
Perekaman merujuk pada proses pencatatan seluruh aktivitas pemrosesan Data Pribadi yang dilakukan oleh perusahaan atau organisasi.
Proses ini mencakup berbagai tahapan, mulai dari pemerolehan dan pengumpulan data, pengolahan serta penganalisisan data, hingga penyimpanan dan pembaruan.
Selain itu, perekaman juga mencakup aktivitas penampilan, pengumuman, transfer, serta penyebarluasan data kepada pihak ketiga, termasuk penghapusan atau pemusnahan data ketika sudah tidak lagi diperlukan.
Kewajiban perekaman ini diatur dalam Pasal 31 dan Pasal 52 UU PDP, yang mewajibkan Pengendali Data Pribadi dan Prosesor Data Pribadi untuk mencatat seluruh aktivitas pemrosesan data yang mereka lakukan.
Dengan adanya kewajiban ini, perusahaan harus memiliki rekaman yang terdokumentasi dengan baik untuk mencatat kapan, bagaimana, dan oleh siapa Data Pribadi diproses dalam sistemnya.
Sebagai contoh, sebuah perusahaan e-commerce yang mengelola informasi pelanggan, seperti nama, alamat, dan riwayat transaksi, wajib mencatat setiap proses yang melibatkan data tersebut.
Saat pelanggan melakukan pembelian, sistem harus merekam kapan data dikumpulkan, bagaimana data tersebut diproses untuk kebutuhan transaksi, serta apakah data itu nantinya ditransfer ke pihak lain, seperti layanan pengiriman.
Jika pelanggan mengajukan permintaan penghapusan data, perusahaan juga harus memiliki catatan kapan dan bagaimana data tersebut dihapus sesuai dengan kebijakan perlindungan data yang berlaku.
Rekaman ini tidak hanya membantu dalam kepatuhan regulasi, tetapi juga dapat menjadi alat verifikasi dalam pengawasan otoritas, penyelesaian sengketa, atau keperluan hukum lainnya.
Baca juga: Ini Dia! Kewajiban Pelaku Usaha dalam Pelindungan Data Pribadi
Metode dan Pendekatan dalam Perekaman Pemrosesan Data Pribadi
Meskipun UU PDP belum memberikan petunjuk teknis mengenai implementasi perekaman, terdapat beberapa praktik yang umum digunakan dalam pelindungan data di berbagai negara.
Salah satu metode yang dapat diterapkan adalah Record of Processing Activities (ROPA). ROPA merupakan dokumen yang berisi catatan seluruh kegiatan pemrosesan Data Pribadi oleh suatu perusahaan atau organisasi.
Umumnya, ROPA berbentuk spreadsheet atau database yang mencakup informasi seperti:
- Nama dan kontak Pengendali serta Prosesor Data Pribadi
- Kategori Data Pribadi yang diproses
- Tujuan pemrosesan data
- Pihak yang memiliki akses terhadap data
- Kebijakan penyimpanan dan penghapusan data
ROPA dapat digunakan sebagai referensi utama dalam menjalankan kewajiban perekaman serta membantu perusahaan dalam audit dan pemenuhan kepatuhan terhadap UU PDP.
Selain dokumen ROPA, perusahaan juga wajib memastikan bahwa Sistem Elektronik yang digunakan dapat merekam aktivitas pemrosesan Data Pribadi. Sistem ini dapat mencatat log aktivitas pengguna terkait pemrosesan data, seperti:
- Waktu dan tanggal pemrosesan data
- Pengguna atau sistem yang mengakses dan memodifikasi data
- Detail perubahan atau tindakan yang dilakukan
Rekaman dalam Sistem Elektronik dapat digunakan untuk keperluan audit, pengawasan oleh otoritas, penegakan hukum, penyelesaian sengketa, verifikasi, dan pengujian.
Baca juga: Turunan UU PDP Segera Terbit, Perusahaan Harus Siap Hadapi Sanksi Kebocoran Data Pribadi!
Langkah-Langkah yang Dapat Dilakukan Perusahaan
Untuk memenuhi kewajiban sebagaimana dimaksud, perusahaan kemudian dapat mengambil langkah-langkah berikut:
1. Menyusun ROPA
Langkah pertama yang dapat dilakukan perusahaan untuk memenuhi kewajiban perekaman kegiatan pemrosesan Data Pribadi adalah menyusun ROPA.
Sebagaimana disebutkan, ROPA berisi catatan yang mendokumentasikan seluruh aktivitas pemrosesan Data Pribadi dalam perusahaan, termasuk jenis data yang diproses, tujuan pemrosesan, serta pihak yang terlibat dalam pengelolaan data tersebut.
Perusahaan juga perlu mengidentifikasi semua kategori data yang diproses serta pihak yang memiliki akses terhadapnya.
Selain itu, penting untuk memastikan bahwa informasi dalam ROPA selalu diperbarui dan terdokumentasi dengan baik agar tetap relevan dengan operasional perusahaan.
2. Mengimplementasikan Sistem Elektronik yang Mendukung Perekaman
Selain menyusun dokumentasi dalam bentuk ROPA, perusahaan juga perlu mengadopsi Sistem Elektronik yang mampu mencatat aktivitas pemrosesan data secara otomatis.
Sistem ini harus memiliki fitur pencatatan akses, modifikasi, dan penghapusan data guna memastikan transparansi dalam pengelolaan Data Pribadi.
Untuk meningkatkan akuntabilitas, perusahaan juga disarankan untuk menyiapkan log atau audit trail yang dapat digunakan sebagai bukti kepatuhan dalam pemeriksaan regulasi atau penyelesaian sengketa terkait pelindungan data.
3. Membentuk Kebijakan Internal terkait Perekaman Data
Perusahaan perlu menetapkan kebijakan internal yang mengatur bagaimana kegiatan pemrosesan Data Pribadi direkam dan disimpan. Kebijakan ini harus mencakup prosedur perekaman, mekanisme pemantauan, serta langkah-langkah untuk menjaga kepatuhan terhadap regulasi.
Selain itu, edukasi bagi karyawan juga menjadi bagian penting dalam implementasi kebijakan ini. Karyawan perlu memahami pentingnya perekaman data dan tata cara pemrosesan yang sesuai dengan UU PDP.
Untuk memastikan kebijakan ini berjalan dengan efektif, perusahaan juga dapat menunjuk tim atau individu yang bertanggung jawab atas pemantauan dan pengelolaan rekaman pemrosesan data.
4. Melakukan Audit dan Evaluasi Berkala
Agar perekaman data tetap berjalan sesuai dengan ketentuan yang berlaku, perusahaan disarankan untuk melakukan audit kepatuhan secara berkala.
Audit ini bertujuan untuk mengidentifikasi apakah sistem perekaman sudah sesuai dengan regulasi yang berlaku serta menemukan potensi perbaikan yang diperlukan.
Hasil evaluasi dari audit dapat digunakan untuk meningkatkan sistem perekaman, memperbarui kebijakan internal, serta memastikan bahwa semua aktivitas pemrosesan Data Pribadi terdokumentasi dengan baik.
5. Memastikan Kepatuhan terhadap Prinsip Pelindungan Data
Dalam melaksanakan perekaman kegiatan pemrosesan Data Pribadi, perusahaan juga harus tetap mematuhi prinsip perlindungan data. Rekaman yang dilakukan tidak boleh melanggar hak privasi Subjek Data atau menyimpan Data Pribadi tanpa dasar pemrosesan yang sah.
Oleh karena itu, perusahaan perlu memastikan bahwa proses perekaman hanya mencatat informasi terkait aktivitas pemrosesan tanpa menyimpan atau merekam Data Pribadi Subjek secara langsung, kecuali jika telah memiliki dasar hukum yang sesuai.
Dengan demikian, perusahaan dapat menjalankan kewajiban perekaman secara transparan tanpa mengabaikan prinsip pelindungan data yang diatur dalam UU PDP.
Sejak berlaku efektif pada 17 Oktober, pelaku usaha wajib mematuhi ketentuan UU PDP, termasuk kewajiban melakukan perekaman kegiatan pemrosesan Data Pribadi untuk memastikan transparansi dan perlindungan hak konsumen.
Prolegal Indonesia siap membantu dalam kepatuhan regulasi dan konsultasi hukum terkait.
Author: Sabilla Salsabilla
Editor: Genies Wisnu Pradana
