Jaga Data Perusahaan! Hati-Hati dalam Menyerahkan Akta Perusahaan
Jaga Data Perusahaan! Hati-Hati dalam Menyerahkan Akta Perusahaan
“Pasal 4 ayat (3) UU PDP menyebutkan bahwa Data Pribadi yang bersifat umum mencakup nama lengkap, jenis kelamin, kewarganegaraan, agama, status perkawinan, dan/atau data yang dapat dikombinasikan untuk mengidentifikasi seseorang.”
Dalam praktik bisnis sehari-hari, pengiriman akta perusahaan telah menjadi bagian dari standar operasional, terutama dalam proses due diligence, kerja sama bisnis, atau pembukaan rekening perusahaan.
Meskipun hal ini sudah lumrah, penting untuk diingat bahwa akta perusahaan tidak boleh diserahkan sembarangan kepada pihak lain.
Dokumen ini memuat informasi yang diklasifikasikan sebagai data pribadi berdasarkan Undang-Undang Pelindungan Data Pribadi, sehingga perlu dijaga dengan baik agar tidak disalahgunakan.
Lantas, bagaimana cara yang tepat untuk melindungi data dalam akta perusahaan? Simak pembahasan lengkapnya!
Baca juga: Apa yang Harus Dilakukan Direksi Jika RUPS Tahunan Perusahaan Terlambat Dilaksanakan?
Akta Perusahaan sebagai Identitas Hukum PT
Akta Perusahaan merupakan dokumen hukum yang menjadi identitas resmi suatu Perseroan Terbatas (PT) di Indonesia.
Dokumen ini dibuat di hadapan notaris dan terdiri dari Akta Pendirian serta Akta Perubahan, yang mencatat perubahan penting dalam struktur perusahaan, seperti susunan pemegang saham, Direksi, Dewan Komisaris, atau Anggaran Dasar.
Agar sah secara hukum, akta ini harus mendapatkan pengesahan dari Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia (Kemenkumham) melalui penerbitan Surat Keputusan (SK).
Sebagai identitas hukum perusahaan, Akta Perusahaan menjadi dokumen yang wajib dimiliki dan sering digunakan dalam berbagai keperluan bisnis.
Keberadaannya menjadi syarat utama dalam proses administrasi, seperti pembukaan rekening bank, pengajuan izin usaha, serta perjanjian kerja sama dengan pihak lain.
Akta ini berfungsi untuk membuktikan keabsahan badan hukum, struktur organisasi, serta kewenangan pihak yang dapat bertindak atas nama perusahaan.
Namun, di balik perannya sebagai dokumen administratif, Akta Perusahaan juga mengandung informasi sensitif yang harus dijaga kerahasiaannya.
Selain mencerminkan legalitas dan struktur kepemilikan, akta ini juga mencantumkan data pribadi individu, seperti nama lengkap, kewarganegaraan, nomor identitas, hingga rincian kepemilikan saham.
Jika tidak dikelola dengan baik, informasi ini berisiko disalahgunakan, baik untuk kepentingan yang tidak sah maupun tindakan yang dapat merugikan perusahaan dan individu yang tercantum di dalamnya.
Baca juga: Kewajiban Perekaman Dalam Pemrosesan Data Pribadi, Apa yang Harus Dilakukan Perusahaan?
Perlindungan Data Pribadi
Selain memuat informasi hukum perusahaan, Akta Perusahaan juga mencantumkan data pribadi individu yang terlibat di dalamnya, seperti nama lengkap, kewarganegaraan, nomor KTP, dan tanggal lahir dari Direksi, Dewan Komisaris, serta pemegang saham perorangan.
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP), informasi tersebut dikategorikan sebagai Data Pribadi yang bersifat umum.
Pasal 4 ayat (3) UU PDP menyebutkan bahwa Data Pribadi yang bersifat umum mencakup nama lengkap, jenis kelamin, kewarganegaraan, agama, status perkawinan, dan/atau data yang dapat dikombinasikan untuk mengidentifikasi seseorang.
Jika data dalam Akta Perusahaan jatuh ke tangan yang tidak bertanggung jawab, risiko penyalahgunaan dapat terjadi, seperti pencurian identitas atau transaksi tanpa izin.
Ketika informasi dalam Akta Perusahaan, seperti nama lengkap, nomor identitas (KTP), dan tanggal lahir, dikombinasikan, maka individu yang bersangkutan dapat lebih mudah diidentifikasi.
Data yang telah terstruktur ini berisiko disalahgunakan, misalnya untuk pencurian identitas, pemalsuan dokumen, atau penyalahgunaan dalam transaksi tanpa izin.
Oleh karena itu, semakin banyak informasi yang dikaitkan dalam satu dokumen, semakin besar pula potensi risiko kebocoran dan penyalahgunaan data.
Dengan demikian, menjaga keamanan Akta Perusahaan bukan hanya soal perlindungan dokumen hukum, tetapi juga merupakan kewajiban perusahaan dalam melindungi privasi serta keamanan data individu yang tercantum di dalamnya.
Baca juga: Ini Dia! Kewajiban Pelaku Usaha dalam Pelindungan Data Pribadi
Cara Aman Menyerahkan Akta Perusahaan
Lantas, bagaimana cara yang tepat untuk menjaga keamanan datanya?
Meskipun pengiriman akta merupakan bagian dari prosedur bisnis yang umum, perusahaan tetap harus menerapkan langkah-langkah perlindungan agar data di dalamnya tidak disalahgunakan. Beberapa hal yang perlu diperhatikan antara lain:
- Verifikasi Pihak Penerima. Pastikan hanya pihak yang berwenang dan memiliki kepentingan sah yang menerima dokumen.
- Gunakan NDA (Non-Disclosure Agreement). Perjanjian kerahasiaan dapat membantu memastikan bahwa informasi dalam akta tidak digunakan di luar kepentingan yang disepakati.
- Batasi Informasi yang Dibagikan. Jika memungkinkan, sensor atau hapus bagian yang tidak relevan sebelum mengirimkan dokumen.
- Gunakan Saluran Aman. Hindari mengirimkan akta melalui platform komunikasi yang tidak terenkripsi atau tidak resmi.
- Pantau Penggunaan Dokumen. Jika memungkinkan, mintalah penerima untuk mengonfirmasi tujuan penggunaan akta guna mencegah penyalahgunaan.
Dengan menerapkan langkah-langkah ini, perusahaan dapat menjalankan bisnisnya dengan aman tanpa mengabaikan perlindungan data pribadi.
Sudahkah perusahaan Anda siap memenuhi regulasi pelindungan data pribadi diIndonesia? Prolegal Indonesia dapat membantu dalam persiapan dan konsultasi hukum terkait. Untuk informasi lebih lanjut, silakan hubungi kami melalui tautan berikut.
Author: Sabilla Salsabilla
Editor: Genies Wisnu Pradana
