Model Bisnis Shared Services, Aspek Hukum dan Prosedurnya

Model Bisnis Shared Services, Aspek Hukum dan Prosedurnya

“Penerapan model bisnis shared services semakin banyak diterapkan oleh perusahaan-perusahaan besar untuk meningkatkan efisiensi operasional dan mendukung transformasi digital.”

Model shared services mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis yang sebelumnya terpisah, seperti keuangan, Sumber Daya Manusia (SDM), Informasi Teknologi (IT), dan pengadaan, ke dalam satu entitas yang dikelola secara terpusat. 

Tujuannya adalah untuk menyederhanakan proses, mengurangi biaya, dan meningkatkan konsistensi serta akurasi dalam pelayanan. 

Namun, untuk dapat mengimplementasikannya secara efektif, perusahaan perlu memahami prosedur dan tahapan yang diperlukan dalam transisi menuju model bisnis ini. 

Dalam artikel ini, akan dibahas langkah-langkah penting yang perlu diperhatikan dalam penerapan shared services serta regulasi terkait yang harus dipatuhi. Simak selengkapnya!

Baca juga: Bagaimana Legalitas Virtual Office yang Diperuntukan Bisnis?

Apa Itu Shared Services?

Shared services adalah model bisnis yang mengkonsolidasikan proses pendukung bisnis utama, seperti payroll, pengelolaan SDM, dan aset, ke dalam satu unit pusat (shared services center). 

Tujuan utamanya adalah untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasional perusahaan, memungkinkan fokus yang lebih besar pada proses inti.

Keuntungan utama dari konsep ini antara lain peningkatan kontrol kinerja, kualitas layanan yang dijamin melalui service level agreements (SLA), serta penghematan biaya operasional dengan mengurangi divisi serupa di anak perusahaan atau cabang. 

Dengan model ini, perusahaan dapat mencapai efisiensi yang lebih baik dan daya saing yang lebih tinggi.

PT Pertamina adalah salah satu perusahaan yang sukses menerapkan shared services sejak 2018. Dikutip dari halaman resmi Pertamina, unit shared services yang dimiliki perusahaan mencakup lima area utama, yakni: keuangan, SDM, Information and Communication Technology (ICT), pengadaan, dan manajemen aset. 

Dengan mengkonsolidasikan proses repetitif dan bervolume tinggi, Pertamina telah meningkatkan efisiensi operasional dan memastikan standarisasi proses.

Selain itu, shared services di Pertamina mendukung transformasi digital melalui pemanfaatan teknologi seperti Robotic Process Automation (RPA) dan digitalisasi berbagai proses bisnis, termasuk pengelolaan perjalanan dinas dan pembayaran vendor. 

Model ini juga meningkatkan transparansi dan mendukung penerapan Good Corporate Governance (GCG). Dengan pengelolaan terpusat, Pertamina berhasil menghemat biaya operasional dan memberi ruang bagi anak perusahaan untuk lebih fokus pada bisnis inti mereka.

Baca juga: Memulai Bisnis: Pastikan Pilih Bentuk Badan Usaha yang Tepat!

Model Bisnis dan Regulasi Terkait dalam Implementasinya

Dalam praktiknya, terdapat beberapa model bisnis shared services yang diterapkan oleh perusahaan. Berikut ini adalah contoh dari beberapa model tersebut yang diambil dari berbagai sumber:

Sentralisasi Operasional

Model bisnis shared services memusatkan proses operasional ke dalam satu unit layanan bersama. Contohnya adalah konsolidasi fungsi Human Resource (HR) seperti rekrutmen, payroll, dan pelatihan ke dalam shared services center. 

Dengan ini, perusahaan dapat mengurangi redudansi fungsi di setiap unit bisnis, sekaligus meningkatkan standar layanan dengan menggunakan sistem dan teknologi yang lebih terintegrasi.

Pemanfaatan Teknologi

Shared services juga mengandalkan teknologi seperti Enterprise Resource Planning (ERP) dan Robotic Process Automation (RPA) untuk mengelola proses back-office secara otomatis dan terstandarisasi. 

Teknologi ini memungkinkan perusahaan untuk menangani volume pekerjaan yang lebih besar dengan sumber daya yang lebih sedikit, sehingga meningkatkan produktivitas dan akurasi.

Penguatan Bargaining Position atau Posisi Tawar

Melalui konsolidasi pengadaan, perusahaan dapat meningkatkan posisi tawarnya terhadap vendor atau pihak ketiga. Misalnya, dengan menyatukan manajemen perjalanan dinas dan pembelian dalam satu pusat, perusahaan bisa memperoleh diskon korporasi yang lebih tinggi karena volume transaksi yang lebih besar.

Baca juga: Niat Buka Bisnis? Cek Tips Ini Agar Bisnismu Tidak Rugi!

Aspek Hukum Terkait Implementasi Shared Services

Dari kacamata hukum perusahaan, model bisnis shared services melibatkan penggabungan fungsi pendukung dari beberapa unit atau anak perusahaan ke dalam satu pusat layanan yang terpusat. 

Meskipun memberikan sejumlah manfaat, model bisnis ini memiliki beberapa aspek hukum yang perlu diperhatikan dalam penerapannya, baik di sektor swasta maupun publik:

1. Aspek Kontrak dan Hubungan Hukum Antar Entitas

Dalam penerapan shared services, penting untuk memiliki kesepakatan kontrak yang jelas antara entitas yang terlibat, terutama jika layanan diberikan antar anak perusahaan atau antar perusahaan dalam grup yang sama. 

Kontrak ini harus mencakup hal-hal seperti ruang lingkup layanan, standar yang diharapkan (Service Level Agreements/SLA), serta ketentuan mengenai biaya, tanggung jawab, dan penyelesaian sengketa. 

Apabila entitas yang terlibat adalah entitas hukum yang berbeda, kontrak juga harus memperhatikan ketentuan hukum yang berlaku agar tidak melanggar prinsip transparansi dan persaingan usaha yang sehat.

2. Kepatuhan terhadap Regulasi Tenaga Kerja

Konsolidasi fungsi seperti HR dan keuangan seringkali melibatkan pemindahan karyawan antar unit atau perusahaan, yang perlu mematuhi regulasi ketenagakerjaan untuk melindungi hak-hak karyawan. 

Selain itu, dapat menimbulkan isu terkait equal pay jika karyawan dengan peran serupa dari perusahaan berbeda menerima kompensasi yang tidak setara.

3. Data Protection dan Kerahasiaan Informasi

Konsolidasi data dalam satu pusat layanan meningkatkan risiko pelanggaran data dan kerahasiaan. Perusahaan harus mematuhi regulasi perlindungan data, seperti Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP), dan menerapkan langkah-langkah keamanan ketat, terutama jika melibatkan pihak ketiga.

4. Implikasi Pajak dan Transfer Pricing

Dalam skema shared services, alokasi biaya antar unit atau anak perusahaan dapat mempengaruhi kewajiban pajak. Perusahaan harus memastikan kebijakan transfer pricing sesuai dengan ketentuan perpajakan dan mendokumentasikan struktur biaya untuk menghindari sanksi pajak.

5. Tata Kelola dan Good Corporate Governance (GCG)

Pengelolaan fungsi bersama yang terpusat harus tetap mengutamakan prinsip Good Corporate Governance, termasuk akuntabilitas, transparansi, dan integritas. 

Penerapan konsep bisnis ini perlu disertai kontrol internal yang ketat untuk memastikan kualitas layanan dan menghindari konflik kepentingan antar unit.

Dengan memperhatikan berbagai aspek hukum ini, perusahaan dapat mengimplementasikan model bisnis shared services dengan lebih efektif dan meminimalkan potensi risiko hukum. Untuk konsultasi dan bantuan terkait legalitas usaha, hubungi Prolegal Indonesia.

Author: Sabilla Salsabilla

Editor: Genies Wisnu Pradana