Bagaimana Legalitas Virtual Office yang Diperuntukan Bisnis?

Bagaimana Legalitas Virtual Office yang Diperuntukan untuk Bisnis?

“Legalitas Virtual Office, saat ini pelaku usaha hanya perlu mengurus Nomor Induk Berusaha (NIB), yang mencakup alamat usaha dan berfungsi sebagai identitas usaha.”

Perkembangan teknologi telah mempengaruhi berbagai aspek kehidupan, termasuk dunia bisnis. Saat pandemi Covid-19 membatasi aktivitas, banyak perusahaan menerapkan sistem kerja dari rumah (WFH) atau dari mana saja (WFA). 

Dari pengalaman tersebut, banyak yang menyadari bahwa bisnis bisa berjalan tanpa kantor fisik, bahkan dalam beberapa situasi, menjadi lebih efisien. 

Sejak saat itu, penggunaan virtual office mulai semakin populer. Virtual office menjadi pilihan bagi pelaku bisnis yang menginginkan fleksibilitas tanpa harus menyewa kantor fisik. 

Namun, masih banyak yang bertanya-tanya tentang legalitas penggunaannya. Apakah virtual office sesuai dengan peraturan hukum yang berlaku? Terutama karena ketentuan pendirian Perseroan Terbatas (PT) mewajibkan perusahaan memiliki tempat kedudukan di wilayah Indonesia yang tercantum dalam anggaran dasar.

Artikel ini akan membahas secara mendalam legalitas virtual office dan bagaimana kepatuhan hukum serta pajak dapat memastikan bisnis Anda tetap sah dan sesuai dengan regulasi yang berlaku.

Baca juga: Bisnis Inspired Perfume Makin Cuan, Bagaimana Legalitas Usahanya?

Virtual Office dan Cara Kerjanya

Secara sederhana, virtual office merujuk pada kantor di mana penyewa hanya mendapatkan alamat resmi, tetapi tidak memiliki bangunan fisik. Lantas, apabila perusahaan tidak memiliki kantor fisik, bagaimana perusahaan melakukan operasional bisnisnya?

Dalam hal ini, perusahaan yang menggunakan virtual office melakukan operasional bisnis secara digital, dengan komunikasi melalui email dan aplikasi online, rapat virtual, serta pengelolaan dokumen secara digital. 

Dalam hal keperluan khusus seperti rapat, mereka menyewa fasilitas dari penyedia virtual office. Adapun, alamat virtual office digunakan untuk pendaftaran resmi dan penerimaan surat, yang kemudian diteruskan secara digital atau fisik. 

Dengan cara ini, perusahaan dapat berfungsi secara efektif tanpa kantor fisik permanen. Meskipun begitu, tidak semua perusahaan dapat menerapkan sistem ini, terutama yang memerlukan ruang fisik untuk operasional sehari-hari atau yang harus mematuhi regulasi yang mengharuskan keberadaan kantor fisik. 

Misalnya, perusahaan yang bergerak di bidang produksi atau manufaktur, yang memerlukan ruang untuk fasilitas produksi dan penyimpanan barang, tidak dapat sepenuhnya menggantikan kantor fisik dengan virtual office.

Baca juga: Berencana Buka Bisnis Sepatu? Cek Apa Saja Legalitas yang Harus Diperhatikan

Legalitas Virtual Office

Dalam praktiknya, banyak PT yang menggunakan virtual office. Pasal 5 Undang Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas yang diubah oleh Undang-Undang Cipta Kerja (UU PT), PT harus memiliki nama dan alamat kedudukan yang tercantum dalam anggaran dasar serta dalam surat-menyurat dan dokumen resmi sebagai kantor pusat. 

Alamat ini penting sebagai domisili hukum dan lokasi utama perusahaan. Penggunaan virtual office umumnya tidak melanggar hukum. 

Tetapi untuk perusahaan yang menerbitkan faktur pajak (PKP) dengan omzet diatas Rp 600 juta per tahun, penggunaan virtual office tidak diperbolehkan karena Direktorat Jenderal Pajak biasanya melakukan survei ke kantor perusahaan

Sebagai contoh legalitas penggunaan virtual office semakin diperkuat dengan adanya Surat Edaran Kepala Badan Pelayanan Terpadu Satu Pintu (BPTSP) DKI Jakarta Nomor 6 Tahun 2016 tentang Penerbitan Surat Keterangan Domisili dan Izin-Izin Lanjutan bagi Pengguna Virtual Office (SE Kepala BPTSP 6/2016). 

Baca juga: Mekanisme Pengawasan OSS RBA: dari Inspeksi Lapangan hingga Sanksi!

Syarat dan Izin yang Diperlukan

Menurut SE Kepala BPTSP 6/2016, badan usaha atau perusahaan perorangan yang menggunakan virtual office di wilayah Jakarta harus memenuhi beberapa syarat sebagai berikut:

1. Tidak mengubah fungsi rumah tinggal menjadi kantor.
2. Tidak menggunakan bahu jalan atau lahan parkir untuk usaha.
3. Tidak menimbulkan polusi yang melebihi batas rumah tangga.
4. Tidak menggunakan peralatan otomatis dalam proses produksi.
5. Tidak mengganggu ketertiban lingkungan.

Selain itu, untuk menggunakan virtual office, perusahaan harus melampirkan dokumen resmi seperti:

1. KTP (salah satu direksi atau pemilik usaha harus berdomisili di DKI Jakarta);
2. Kartu keluarga;
3. Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) perorangan;
4. data rekening;
5. surat rekomendasi dari bank; dan 
6. surat pernyataan bermaterai yang menyatakan kesanggupan memenuhi kriteria tersebut.

Perlu diketahui juga izin usaha, saat ini pelaku usaha hanya perlu mengurus Nomor Induk Berusaha (NIB), yang mencakup alamat usaha dan berfungsi sebagai identitas usaha. NIB sebagaimana dimaksud dapat dilakukan pengurusannya melalui https://oss.go.id.

Baca juga: Bisnis Klinik Hewan Makin Ramai, Bagaimana Legalitasnya?

Aspek Pajak Virtual Office

Dasar hukum pajak untuk virtual office dijelaskan dalam Peraturan Menteri Keuangan Nomor 147/PMK.03/2017 tentang Tata Cara Pendaftaran Wajib Pajak dan Penghapusan Nomor Pokok Wajib Pajak Serta Pengukuhan dan Pencabutan Pengukuhan PKP (PMK 147/2017).

Pasal 1 angka 22 PMK 147/2017 menyebutkan bahwa virtual office atau co-working space adalah ruang kantor bersama yang menyediakan layanan pendukung dan dapat digunakan oleh beberapa pengusaha.

Terkait keduanya, terdapat 2 aspek pajak utama yang perlu diperhatikan:

1. Pertama, terkait PPh Pasal 4 Ayat (2) (PPh Final). Pajak ini dikenakan pada layanan sewa kantor servis dan kantor bersama dengan tarif 10% dari total nilai sewa, termasuk biaya perawatan, keamanan, dan layanan lainnya.
2. Kedua, yaitu PPh Pasal 23. Pajak ini berlaku untuk sewa alamat atau server/bandwidth tanpa ruang kerja, dengan tarif 2%. Bukti pemotongan pajak ini bisa digunakan untuk mengurangi pajak yang harus dibayar dalam Surat Pemberitahuan Tahunan (SPT) Tahunan PPh Badan.

Anda berencana mendirikan PT dengan virtual office? Prolegal berpengalaman dalam mengurus legalitasnya. Konsultasikan kebutuhan Anda dengan kami sekarang!

Author: Sabilla Salsabilla

Editor: Genies Wisnu Pradana