Apakah Stempel Perusahaan Wajib untuk Keabsahan Dokumen?
Apakah Stempel Perusahaan Wajib untuk Keabsahan Dokumen?
“Beberapa instansi, terutama yang terkait dengan sektor bisnis dan investasi, masih memberlakukan syarat agar dokumen yang diajukan harus menyertakan stempel atau cap perusahaan.”
Apakah stempel perusahaan masih menjadi elemen yang wajib untuk keabsahan dokumen?
Pertanyaan ini seringkali muncul di kalangan pelaku usaha, terutama dalam era digital di mana penggunaan tanda tangan elektronik dan sistem administrasi berbasis teknologi semakin marak.
Sebelumnya, stempel perusahaan dahulu dianggap sebagai bukti otentik yang mengesahkan dokumen resmi, namun dengan adanya perubahan regulasi dan kemajuan teknologi, kewajiban penggunaannya menjadi semakin dipertanyakan.
Dalam artikel ini akan ditelusuri lebih lanjut apakah stempel perusahaan masih diperlukan atau sudah bisa tergantikan oleh metode lain yang lebih modern. Simak pembahasannya!
Baca juga: Pasal 1266 dan 1267 KUHPerdata Sering Dikesampingkan Perjanjian Bisnis
Penggunaan Stempel Perusahaan Secara Hukum
Stempel atau cap berfungsi sebagai tanda pengenal dari orang atau perusahaan yang menandatangani dokumen.
Meskipun nama dan tanda tangan dalam dokumen sudah menunjukkan kehadiran dan persetujuan, stempel sering dianggap menambah keyakinan atas keaslian atau memperkuat persetujuan terhadap dokumen tersebut.
Namun, apakah ada aturan hukum yang mewajibkan penggunaannya untuk keabsahan dokumen?
Pada tingkat undang-undang, seperti Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas (UU PT), yang diubah oleh Undang-Undang Cipta Kerja, dan Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan (UU 8/1997), tidak disebutkan kewajiban perusahaan untuk memiliki atau menggunakan stempel.
Dalam konteks perjanjian, keberadaan stempel juga tidak mempengaruhi sah atau tidaknya perjanjian.
Menurut Pasal 1320 Kitab Undang Undang Hukum Perdata (KUHPerdata), suatu perjanjian sah jika memenuhi empat syarat: adanya kesepakatan antara para pihak, para pihak cakap secara hukum, ada objek yang jelas, dan ada sebab yang halal.
Berbeda dengan materai yang digunakan untuk kepentingan pembuktian di pengadilan, stempel tidak diwajibkan secara hukum.
Namun, stempel bisa berfungsi sebagai identitas tambahan perusahaan yang dapat meningkatkan kepercayaan pada dokumen.
Baca juga: Membuat Surat Kuasa, Wajibkan Ada Tanda Tangan Penerima?
Penggunaan dalam Praktik Bisnis
Meskipun undang-undang di Indonesia tidak secara eksplisit mewajibkan perusahaan untuk memiliki stempel atau cap sebagai syarat keabsahan dokumen, dalam praktiknya, keberadaan stempel ini tetap diakui dan sering dianggap penting oleh berbagai instansi dan dalam konteks administratif.
Hal ini menunjukkan bahwa meskipun tidak ada kewajiban hukum yang mengikat, stempel sering kali digunakan untuk memberikan kepercayaan tambahan terhadap keaslian dokumen.
Sebagai ilustrasi, dalam Pasal 3 ayat (1 ) huruf b Undang-undang Nomor 28 Tahun 2007 tentang Perubahan Ketiga atas Undang-Undang Nomor 6 Tahun 1983 tentang Ketentuan Umum dan Tata Cara Perpajakan (UU 28/2007) yang telah mengalami perubahan melalui Undang-Undang Cipta Kerja, dijelaskan bahwa penandatanganan Surat Pemberitahuan Tahunan (SPT) dapat dilakukan dengan berbagai cara, termasuk dengan tanda tangan biasa, stempel, atau tanda tangan elektronik.
Ketiga metode ini memiliki kekuatan hukum yang setara, yang menunjukkan bahwa penandatanganan menggunakan stempel bukanlah sebuah keharusan, namun tetap diakui sebagai metode yang sah.
Di samping itu, stempel masih dianggap penting dalam proses pengurusan perizinan. Beberapa instansi, terutama yang terkait dengan sektor bisnis dan investasi, masih memberlakukan syarat agar dokumen yang diajukan harus menyertakan stempel atau cap perusahaan.
Hal ini menunjukkan bahwa meskipun tidak ada regulasi formal yang memaksa, praktik penggunaan stempel tetap berfungsi sebagai identitas tambahan yang memperkuat legitimasi dokumen.
Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa walaupun stempel tidak diwajibkan secara hukum, dalam banyak situasi, stempel tetap diperlukan oleh perusahaan untuk memperlancar berbagai kegiatan operasional dan memastikan bahwa dokumen yang dikeluarkan dianggap sah dan diterima oleh pihak-pihak terkait.
Ketiadaan stempel dapat mengakibatkan keraguan atau penolakan terhadap keabsahan dokumen, yang pada gilirannya dapat mengganggu proses bisnis.
Stempel hanyalah salah satu dari berbagai kebutuhan administratif dalam pengurusan izin atau legalitas bisnis Anda.
Butuh bantuan untuk memastikan pengurusan legalitas Anda lebih tepat dan cepat? Serahkan pada Prolegal Indonesia!
Author: Sabilla Salsabilla
Editor: Genies Wisnu Pradana
