“KKPR sewa tempat usaha perlu diperiksa sebelum perusahaan menandatangani kontrak atau memulai renovasi. Status sebagai penyewa tidak otomatis membebaskan perusahaan dari kewajiban terkait kesesuaian ruang.”
{erusahaan sudah menemukan lokasi baru untuk membuka cabang, outlet, kantor, atau fasilitas operasional. Negosiasi sewa selesai, kontrak hampir ditandatangani, dan proses fit-out siap berjalan.
Namun, sebelum perusahaan membuat komitmen terhadap lokasi tersebut, ada satu hal yang perlu dipastikan: bagaimana status KKPR sewa tempat usaha yang akan digunakan?
Banyak perusahaan menganggap kesesuaian ruang merupakan tanggung jawab pemilik properti. Padahal, keberadaan kontrak sewa tidak otomatis berarti kegiatan usaha penyewa sudah sesuai dengan tata ruang maupun dokumen perizinan yang tersedia di lokasi tersebut.
Dalam praktiknya, penyewa juga tidak selalu harus mengurus Persetujuan Kesesuaian Kegiatan Pemanfaatan Ruang (PKKPR) baru dari awal. Mekanisme yang berlaku bergantung pada kondisi lokasi, RDTR, KKPR yang telah dimiliki pemilik atau pengelola, kegiatan usaha penyewa, luas lokasi, serta jenis bangunan yang digunakan.
Karena itu, pertanyaan yang perlu dijawab bukan hanya:
“Apakah tempat usaha sewa harus punya PKKPR?”
Tetapi:
“Mekanisme KKPR apa yang berlaku untuk kegiatan perusahaan di lokasi sewa tersebut?”
Baca Juga: Apa Itu PKKPR? Pahami Sebelum Izin Usaha Anda Ditolak
Apa Itu KKPR dalam Perizinan Berusaha?
KKPR merupakan persyaratan yang digunakan untuk memastikan rencana kegiatan usaha sesuai dengan tata ruang pada lokasi yang digunakan.
Dalam proses perizinan melalui OSS, data lokasi kegiatan usaha akan diperiksa untuk menentukan mekanisme kesesuaian ruang yang relevan. PP 28/2025 menjadi dasar penyelenggaraan Perizinan Berusaha Berbasis Risiko yang berlaku saat ini dan menggantikan PP 5/2021.
Secara umum, mekanisme KKPR dapat berkaitan dengan Konfirmasi KKPR (KKKPR) atau Persetujuan KKPR (PKKPR), tergantung antara lain pada ketersediaan dan integrasi RDTR dengan Sistem OSS.
Artinya, perusahaan yang menyewa lokasi tidak bisa hanya berpatokan pada status kepemilikan tanah.
Yang perlu dilihat adalah:
- lokasi kegiatan usaha;
- tata ruang yang berlaku;
- kegiatan usaha yang akan dijalankan;
- KKPR atau izin lokasi yang sudah ada;
- luas area yang akan digunakan;
- jenis bangunan atau kompleks;
- hubungan hukum antara penyewa dengan pemilik atau pengelola; dan
- persyaratan dasar lain seperti PL, PBG, dan SLF.
Karena itu, dua perusahaan yang sama-sama menyewa tempat usaha dapat menghadapi mekanisme KKPR yang berbeda.
Apakah Sewa Tempat Usaha Harus Mengurus PKKPR Sendiri?
Tidak selalu.
Setidaknya ada beberapa skenario yang perlu dibedakan.
1. Lokasi Sewa Sudah Dikuasai Pelaku Usaha Lain dan Memiliki KKPR
Permeninves/BKPM 5/2025 mengatur Persetujuan KKPR kondisi tertentu yang dapat diterbitkan tanpa tahapan penilaian dokumen usulan kegiatan pemanfaatan ruang. Salah satu kondisinya adalah ketika lokasi usaha berada pada tanah yang sudah dikuasai pelaku usaha lain dan kemudian digunakan melalui hubungan sewa atau pinjam pakai.
Untuk skenario sewa tersebut, beberapa kondisi yang perlu dipenuhi antara lain:
- terdapat alas hak atau dokumen tertulis yang masih berlaku yang menunjukkan hubungan hukum antara pihak yang menguasai lokasi dengan penyewa;
- terdapat KKPR yang masih berlaku atau izin lokasi/izin peruntukan lahan yang menunjukkan kesesuaian ruang lokasi;
- luas yang dimohonkan sama atau lebih kecil daripada luas yang tercantum dalam KKPR atau alas hak; dan
- kegiatan usaha yang dimohonkan sama dengan kegiatan usaha yang terdapat dalam KKPR yang masih berlaku.
Jadi, KKPR pemilik tidak serta-merta berubah menjadi KKPR penyewa.
Dokumen yang sudah dimiliki pemilik dapat memengaruhi mekanisme pengajuan penyewa apabila seluruh kondisi yang dipersyaratkan terpenuhi.
Ini juga berarti perusahaan perlu memeriksa dokumen pemilik sebelum kontrak sewa ditandatangani, bukan setelah lokasi siap beroperasi.
2. Penyewa Berada di Mal, Gedung Perkantoran, atau Kompleks yang Dipakai Bersama
Mekanismenya dapat berbeda jika kegiatan usaha dilakukan di bangunan atau kompleks perdagangan dan jasa yang dipakai bersama.
Permeninves/BKPM 5/2025 memberikan kemudahan bagi pelaku usaha untuk melanjutkan permohonan Perizinan Berusaha atau PB UMKU menggunakan KKPR, PL, PBG, dan SLF atas nama pemilik atau pengelola apabila ketentuannya terpenuhi.
Jenis lokasi yang disebut dalam ketentuan tersebut antara lain:
- pusat perbelanjaan atau mal;
- pasar modern;
- pasar tradisional;
- gedung perkantoran;
- rest area;
- prasarana transportasi publik seperti bandara, pelabuhan, stasiun, dan terminal;
- rumah sakit; serta
- apartemen atau rumah susun.
Kemudahan ini berlaku untuk kegiatan perdagangan atau jasa yang tidak memerlukan pembangunan bangunan gedung.
Namun, penyewa tidak boleh berasumsi bahwa keberadaan di dalam mal atau gedung perkantoran otomatis membuat seluruh persyaratan dasar selesai.
Sebelum mengajukan Perizinan Berusaha, pelaku usaha tetap perlu menyampaikan antara lain perjanjian sewa yang sah dan masih berlaku, NIB pihak terkait, serta KKPR, PL, PBG, dan SLF milik pengelola atau pemilik.
Dokumen tersebut kemudian diverifikasi melalui Sistem OSS. Hasil verifikasi akan menentukan apakah pelaku usaha:
tidak memerlukan penerbitan KKPR, PL, PBG, dan SLF sendiri, atau justru masih memerlukan persyaratan tersebut.
Permeninves/BKPM 5/2025 menetapkan jangka waktu verifikasi paling lama lima hari.
3. Kondisi Lokasi Tidak Memenuhi Skema Khusus
Bagaimana jika pemilik tidak memiliki KKPR yang sesuai, kegiatan penyewa berbeda, luas lokasi tidak memenuhi ketentuan, atau bangunan tidak masuk skema kemudahan di atas?
Perusahaan perlu menjalani mekanisme KKPR sesuai kondisi lokasi dan tata ruang yang berlaku.
Pada titik inilah pemeriksaan RDTR menjadi penting.
Jangan menggunakan logika:
“Gedungnya sudah berdiri, jadi pasti boleh digunakan untuk kegiatan kami.”
Bangunan yang secara fisik tersedia belum tentu berarti kegiatan usaha perusahaan sesuai dengan peruntukan ruang dan dokumen perizinan lokasi tersebut.
Sebuah lokasi dapat sesuai untuk satu jenis kegiatan tetapi belum tentu sesuai untuk kegiatan lain.
Jadi, Apa yang Harus Dicek Sebelum Menandatangani Sewa?
Bagi perusahaan yang sedang membuka cabang, outlet, kantor, gudang, atau lokasi operasional baru, pemeriksaan sebaiknya dilakukan sebelum muncul komitmen biaya yang besar.
Setidaknya lakukan regulatory due diligence terhadap:
KBLI dan kegiatan aktual perusahaan.
Pastikan aktivitas yang akan dilakukan di lokasi benar-benar sesuai dengan kegiatan usaha yang didaftarkan.
RDTR dan zonasi lokasi.
Cek apakah kegiatan yang direncanakan dapat dilakukan berdasarkan tata ruang yang berlaku.
KKPR atau izin lokasi yang telah dimiliki pemilik.
Jangan hanya meminta fotokopi dokumen. Periksa apakah dokumen tersebut masih berlaku dan relevan dengan lokasi serta kegiatan yang akan dijalankan.
Luas area yang akan disewa.
Untuk skenario tertentu, luas yang dimohonkan tidak boleh melebihi luas yang tercantum pada KKPR atau alas hak yang menjadi dasar.
PL, PBG, dan SLF.
Khususnya jika perusahaan menjadi tenant pada mal, gedung perkantoran, atau kompleks yang digunakan bersama.
Rencana pembangunan atau renovasi.
Perubahan fungsi, pembangunan gedung baru, atau pekerjaan tertentu dapat menimbulkan kebutuhan perizinan tambahan.
Isi perjanjian sewa.
Pastikan terdapat bukti hubungan hukum penggunaan lokasi yang jelas dan dokumen pendukung yang diperlukan untuk proses OSS.
Dengan pemeriksaan tersebut, perusahaan dapat mengetahui regulatory gap sebelum uang sewa, deposit, renovasi, atau biaya ekspansi lainnya terlanjur dikeluarkan.
Mengapa KKPR Penting Saat Perusahaan Membuka Cabang?
Masalah KKPR sering dipandang sebagai persoalan administratif. Padahal bagi perusahaan yang sedang ekspansi, persoalannya lebih besar.
Bayangkan perusahaan merencanakan membuka 10 cabang dalam satu tahun.
Tim ekspansi fokus pada:
- potensi pasar;
- lalu lintas pelanggan;
- biaya sewa;
- luas bangunan;
- akses logistik; dan
- target pembukaan.
Jika pemeriksaan regulatory dilakukan setelah kontrak ditandatangani, satu lokasi yang tidak sesuai dapat mengganggu keseluruhan rollout schedule.
Dampaknya bukan sekadar tambahan dokumen.
Perusahaan bisa menghadapi:
penundaan opening, biaya renovasi yang terlanjur keluar, perubahan lokasi, proses OSS yang terhambat, hingga risiko ketidaksesuaian kegiatan dengan persyaratan perizinannya.
Untuk bisnis dengan banyak cabang, pemeriksaan KKPR sebaiknya menjadi bagian dari site selection dan pre-lease due diligence, bukan aktivitas yang baru dilakukan setelah lokasi disetujui secara komersial.
Bagaimana dengan Usaha Mikro Berisiko Rendah?
Terdapat mekanisme yang lebih sederhana untuk pelaku usaha skala mikro dengan tingkat risiko rendah.
Permeninves/BKPM 5/2025 mengatur bahwa permohonan KKPR untuk kategori tersebut didasarkan pada data spasial lokasi dan pernyataan mandiri. Ketentuan ini berlaku bagi pelaku usaha perseorangan atau perseroan perorangan sesuai ketentuan yang berlaku.
Namun, mekanisme ini merupakan skema khusus untuk kategori usaha tersebut dan tidak dapat digunakan sebagai dasar untuk menyimpulkan bahwa seluruh penyewa mendapatkan perlakuan yang sama.
Risiko Memeriksa KKPR Terlalu Terlambat
Kesalahan yang paling mahal biasanya bukan sekadar salah mengisi OSS.
Masalah muncul ketika perusahaan baru memeriksa tata ruang dan dokumen lokasi setelah:
kontrak sewa ditandatangani → deposit dibayar → renovasi dimulai → target pembukaan ditetapkan.
Pada tahap tersebut, pilihan perusahaan menjadi semakin terbatas.
Jika ternyata kegiatan usaha tidak sesuai dengan kondisi lokasi atau dokumen yang tersedia, perusahaan dapat menghadapi tambahan proses perizinan, penyesuaian rencana, penundaan kegiatan, bahkan kebutuhan untuk mengevaluasi kembali lokasi tersebut.
Ketidakpatuhan terhadap persyaratan dasar dan Perizinan Berusaha juga dapat menjadi objek pengawasan dan sanksi administratif berdasarkan kerangka PP 28/2025.
Karena itu, biaya melakukan pemeriksaan regulatory sejak awal biasanya jauh lebih terkendali dibanding risiko memperbaiki lokasi setelah investasi fit-out berjalan.
Apakah KKPR Pemilik Bisa Langsung Dipakai Penyewa?
Tidak otomatis.
Keberadaan KKPR pemilik merupakan informasi penting, tetapi perusahaan tetap harus melihat:
siapa pemegang dokumen, lokasi dan luasnya, kegiatan usaha yang tercantum, hubungan hukum penggunaan lokasi, jenis bangunan, serta mekanisme yang tersedia dalam OSS.
Dalam kondisi tertentu, penyewa dapat memperoleh kemudahan karena lokasi telah memiliki dokumen yang relevan.
Dalam kondisi lain, perusahaan tetap perlu melalui proses KKPR tersendiri.
Karena itu, meminta pemilik menunjukkan “sudah ada izin” belum cukup.
Yang perlu dijawab adalah:
Apakah dokumen tersebut dapat digunakan untuk kegiatan perusahaan yang akan dijalankan di lokasi ini?
Itulah pertanyaan yang seharusnya diselesaikan sebelum perusahaan membuat komitmen terhadap lokasi.
Baca Juga: Pengajuan PKKPR di OSS: Berapa Lama Izin Terbit?
Pastikan Kesiapan Perizinan Sebelum Lokasi Mulai Digunakan
Lokasi yang menarik secara komersial belum tentu siap dari sisi regulatory.
Bagi perusahaan yang sedang membuka cabang, berpindah kantor, menambah outlet, atau memperluas fasilitas operasional, pemeriksaan KKPR sebaiknya menjadi bagian dari proses pengambilan keputusan lokasi.
Sebelum kontrak sewa ditandatangani atau proses fit-out dimulai, pastikan:
tata ruang sesuai, kegiatan usaha relevan, dokumen pemilik dapat diverifikasi, dan mekanisme KKPR yang diperlukan sudah dipahami.
Prolegal.id dapat membantu perusahaan melakukan assessment kesiapan perizinan lokasi, mengevaluasi KKPR dan dokumen pendukung, serta menentukan mekanisme perizinan yang relevan sebelum kegiatan usaha dijalankan.
Jika perusahaan Anda sedang menyewa lokasi baru untuk ekspansi, konsultasikan kesiapan KKPR lokasi usaha bersama Prolegal.id sebelum kontrak dan proses fit-out berjalan lebih jauh.
Author: Annisa Rendanianti
