KP3A Wajib SIUP3A? Ini Syarat dan Cara Mengurusnya 

“Kantor perwakilan asing terancam ditolak OSS? Pahami aturan legalisasi Apostille dan syarat SIUP3A KP3A berdasarkan Permen BKPM 5/2025.”

Bagi prinsipal luar negeri yang membuka Kantor Perwakilan Perusahaan Perdagangan Asing (KP3A) di Indonesia, memiliki Nomor Induk Berusaha (NIB) saja belum cukup. Sebelum menjalankan fungsi perwakilannya, KP3A wajib mengantongi Surat Izin Usaha Perwakilan Perusahaan Perdagangan Asing (SIUP3A).

Tanpa SIUP3A, KP3A berpotensi dianggap belum memiliki legalitas operasional yang sah dan berisiko terkena sanksi administrasi berjenjang. 

Baca juga: X Diblokir Kominfo, Akibat Tidak Buka Kantor Perwakilan?

Apa Itu KP3A dan Mengapa Skema Izinnya Berbeda?

KP3A adalah kantor yang dipimpin oleh satu orang atau lebih perseorangan warga negara Indonesia atau warga negara asing. Pimpinan tersebut ditunjuk oleh perusahaan asing atau gabungan perusahaan asing di luar negeri sebagai perwakilannya di Indonesia (Pasal 1 angka 57 Permen BKPM 5/2025).

Berbeda dengan Kantor Perwakilan Perusahaan Asing (KPPA) yang bersifat lintas sektor. KP3A secara spesifik menaungi perwakilan perusahaan yang bergerak di bidang perdagangan, termasuk perusahaan yang belum melakukan transaksi jual beli langsung di Indonesia.

Karena berstatus kantor perwakilan, aktivitas KP3A dibatasi. Salah satu syarat administratifnya adalah surat pernyataan bermeterai dari pimpinan KP3A. Surat tersebut menegaskan bahwa perusahaan tidak melakukan kegiatan perdagangan dan transaksi penjualan (Pasal 272 ayat (1) huruf b Permen BKPM 5/2025).

Larangan melakukan transaksi penjualan inilah yang membuat KP3A tidak diperlakukan sebagai badan usaha komersial berisiko menengah. Oleh karena itu, dalam proses perizinannya tidak memerlukan Sertifikat Standar. Meski begitu, KP3A tetap wajib memiliki:

1. NIB.
2. SIUP3A.

Keduanya diperoleh melalui satu jalur permohonan khusus di sistem Online Single Submission (OSS), bukan melalui skema perizinan berbasis tingkat risiko yang biasa dikenal pelaku usaha pada umumnya. 

NIB dan SIUP3A bahkan diterbitkan bersamaan dalam satu waktu oleh Sistem OSS setelah permohonan dinyatakan memenuhi syarat (Pasal 272 ayat (5) Permen BKPM 5/2025). 

Dokumen Persyaratan Pengajuan SIUP3A 

Sebelum masuk ke Sistem OSS, calon KP3A wajib menyiapkan dokumen substantif dari kantor pusat (prinsipal) di luar negeri. Adapun permohonan NIB dan SIUP3A diajukan dengan mengunggah dokumen paling sedikit sebagai berikut:

1. Article of Association (AoA)/Registrasi Pendirian;
2. Letter of Appointment (LoA) yang ditandatangani pimpinan KP3A di negara asal (atau kuasanya) dan telah dilegalisasi sesuai ketentuan Konvensi Apostille atau oleh perwakilan RI di negara asal; 
3. Surat pernyataan bermeterai (Letter of Statement/LoS) dari pimpinan KP3A bahwa perusahaan tidak melakukan kegiatan perdagangan dan transaksi penjualan; 
4. Surat keterangan (Letter of Reference/LoR) dari Atase Perdagangan RI atau pejabat perwakilan RI di negara asal; 
5. Bukti diri pimpinan KP3A (KTP untuk WNI, paspor untuk WNA);
6. Surat pernyataan rencana jumlah tenaga kerja beserta identitas dan surat keterangan kerja;
7. Data kegiatan usaha; dan
8. pernyataan mandiri pemenuhan keamanan, keselamatan, kesehatan, dan pelestarian fungsi lingkungan (K3L).

Baca juga: Mengubah Kantor Perwakilan Asing Menjadi PT PMA: Bisakah

SIUP3A Bidang PMSE: untuk Perwakilan E-Commerce Asing

Ketentuan di atas berlaku untuk KP3A pada umumnya (non-PMSE). Namun, bagi perusahaan perdagangan digital lintas batas seperti marketplace atau e-commerce luar negeri KP3A Bidang PMSE yang memenuhi kriteria tertentu, memuat kewajiban serupa dengan nomenklatur khusus, yaitu KP3A Bidang PMSE .

Secara khusus, PPMSE luar negeri wajib menunjuk perwakilan dalam bentuk KP3A Bidang PMSE apabila telah memenuhi salah satu kriteria berikut dalam periode satu tahun (Pasal 22 ayat (2) Permendag 19/2026):

• Bertransaksi dengan paling sedikit 1.000 konsumen;
• Mengirimkan paling sedikit 1.000 paket kepada konsumen; dan/atau
• Memiliki pengakses traffic paling sedikit 1% dari pengguna internet dalam negeri.

Sama seperti KP3A non-PMSE, KP3A Bidang PMSE juga wajib memiliki SIUP3A Bidang PMSE. Bedanya, dokumen persyaratannya lebih teknis karena menyesuaikan karakter usaha digital.

Beberapa contohnya antara lain pengesahan akta pendirian perusahaan, tanda daftar penyelenggara sistem elektronik (TDPSE), alamat situs web atau nama aplikasi, hingga bukti kanal pengaduan konsumen (Pasal 43 ayat (3) Permendag 19/2026).

Sebagai konsekuensinya, alur pengajuannya di OSS pun sedikit berbeda. Sebab, permohonan baru bisa diajukan setelah PPMSE luar negeri lebih dulu mengantongi NIB sebagai Penyelenggara Sistem Elektronik (PSE) Asing dan TDPSE yang telah terbit (Pasal 275 ayat (1) Permen BKPM 5/2025).

Lindungi legalitas perwakilan dagang multinasional Anda dari risiko penolakan OSS. Sebagai konsultan kepatuhan korporasi tepercaya, Prolegal.id siap mendampingi perusahaan Anda dari tahap audit dokumen Apostille hingga percepatan penerbitan syarat SIUP3A KP3A. Hubungi tim ahli kami hari ini untuk mengamankan legalitas perwakilan bisnis Anda di Indonesia.

Penulis: Annisa Rendanianti