Ikut Tender? Pastikan Semua Syarat Tender yang Diperlukan Sudah Lengkap dan Tersedia

“Selain syarat tender yang diperlukan, sebagai informasi seluruh proses pengadaan barang dan jasa pemerintah dilaksanakan secara terintegrasi melalui INAPROC yang dikelola oleh LKPP.”

Pada dasarnya, setiap perusahaan didirikan untuk memperoleh keuntungan dan menjaga keberlanjutan usaha. Salah satu cara utama bagi perusahaan untuk berkembang sekaligus meningkatkan profit adalah dengan memperoleh proyek.

Dalam praktiknya, sebagian besar proyek tersebut diperoleh melalui mekanisme tender yang mensyaratkan kesiapan administratif yang ketat. Artinya, perusahaan tidak hanya dituntut memiliki kemampuan teknis dan penawaran yang kompetitif, tetapi juga wajib memenuhi seluruh persyaratan dokumen yang ditetapkan oleh penyelenggara tender.

Oleh karena itu, kelengkapan dan keabsahan dokumen legalitas perusahaan menjadi faktor penting yang dapat menentukan apakah perusahaan dapat lolos, bersaing, dan memenangkan tender.

Pentingnya Legalitas Perusahaan dalam Proses Tender

Dalam praktiknya, proses tender terdiri dari beberapa tahapan yang harus dilalui oleh setiap perusahaan peserta. Tahap awal biasanya dimulai dari pengumuman tender dan pendaftaran, dilanjutkan dengan prakualifikasi untuk menilai kelayakan perusahaan.

Setelah itu, peserta yang lolos akan mengikuti pengambilan dokumen tender, penjelasan pekerjaan, pemasukan penawaran, hingga evaluasi yang mencakup aspek administrasi, teknis, dan harga. Tahapan ini kemudian diakhiri dengan penetapan pemenang dan penandatanganan kontrak kerja.

Pada setiap tahapan tersebut, khususnya pada prakualifikasi dan evaluasi administrasi, legalitas perusahaan menjadi aspek utama yang diperiksa.

Tender pada dasarnya dirancang agar proses pemilihan penyedia barang atau jasa berjalan secara transparan, adil, dan efisien. Oleh karena itu, peserta tender wajib memenuhi seluruh persyaratan administratif yang telah ditetapkan oleh pemberi kerja.

Apabila dokumen legal tidak lengkap atau tidak sesuai, perusahaan dapat langsung gugur sejak awal, tanpa mempertimbangkan kemampuan teknis maupun harga penawaran yang diajukan.

Legalitas perusahaan mencerminkan kepatuhan terhadap hukum sekaligus tingkat profesionalisme usaha. Bagi pemberi kerja, kepastian hukum ini penting untuk meminimalkan risiko sengketa, kegagalan proyek, atau permasalahan hukum di kemudian hari.

Dengan demikian, legalitas tidak hanya berfungsi sebagai syarat formal, tetapi juga sebagai indikator keandalan perusahaan sebagai mitra kerja.

Lebih jauh, kesiapan legalitas yang baik juga memberikan keuntungan bagi perusahaan dalam keseluruhan proses tender, termasuk pada tahap penandatanganan kontrak.

Perusahaan yang tertib secara hukum cenderung lebih siap memahami isi perjanjian, mengelola risiko hukum, dan menjalankan kewajiban selama proyek berlangsung.

Syarat Tender yang Diperlukan dan Diminta dalam Tender

Keikutsertaan perusahaan dalam proses tender tidak hanya ditentukan oleh kemampuan teknis dan penawaran harga, tetapi juga oleh kepatuhan terhadap aspek legalitas usaha. Legalitas menjadi tolok ukur awal untuk menilai apakah suatu perusahaan layak secara hukum untuk dipercaya melaksanakan proyek.

Oleh karena itu, penyelenggara tender menjadikan kelengkapan dan keabsahan dokumen legal sebagai syarat mutlak yang harus dipenuhi sebelum penawaran masuk ke tahap evaluasi lebih lanjut.

Aspek pertama yang wajib dipenuhi adalah legalitas badan usaha. Perusahaan harus memiliki bentuk badan usaha yang sah dan diakui secara hukum, seperti Perseroan Terbatas (PT) atau Commanditaire Vennootschap (CV).

Dokumen pendirian perusahaan beserta akta perubahan terakhir yang telah disahkan oleh Kementerian Hukum dan HAM menjadi bukti utama eksistensi dan struktur hukum perusahaan.

Selain itu, perusahaan juga harus memiliki Nomor Induk Berusaha (NIB) yang aktif sebagai identitas resmi dalam sistem perizinan dan pengadaan, yang sekaligus menggantikan fungsi Tanda Daftar Perusahaan.

Selanjutnya, izin usaha yang sesuai dengan bidang pekerjaan menjadi faktor penentu kelulusan administrasi. Penyelenggara tender akan menilai kesesuaian Klasifikasi Baku Lapangan Usaha Indonesia (KBLI) yang tercantum dalam izin usaha dengan ruang lingkup proyek yang ditenderkan.

Ketidaksesuaian bidang usaha, meskipun perusahaan memiliki pengalaman dan kapasitas yang memadai, dapat menyebabkan penawaran langsung dinyatakan gugur. Untuk sektor tertentu, seperti konstruksi atau jasa profesional, perusahaan juga diwajibkan memiliki izin dan sertifikasi khusus yang masih berlaku.

Selain legalitas usaha, kepatuhan terhadap kewajiban perpajakan merupakan syarat yang tidak dapat ditawar. Perusahaan wajib memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) dan melampirkan bukti pelaporan pajak terbaru sesuai ketentuan.

Kepatuhan pajak dipandang sebagai indikator integritas dan tanggung jawab perusahaan terhadap negara, sekaligus menjadi dasar bagi pemberi kerja untuk menilai kesehatan administrasi dan keuangan peserta tender.

Terakhir, perusahaan harus memastikan bahwa statusnya tidak termasuk dalam daftar hitam atau sanksi pengadaan.

Perusahaan yang pernah dikenai sanksi akibat wanprestasi, pelanggaran kontrak, atau perbuatan melawan hukum dalam proyek sebelumnya umumnya tidak diperkenankan mengikuti tender dalam jangka waktu tertentu.

Oleh karena itu, menjaga rekam jejak hukum dan kepatuhan terhadap kontrak menjadi bagian penting dari strategi jangka panjang perusahaan dalam mengikuti tender.

Bagaimana Cara Mengikuti Tender Proyek/Pengadaan Pemerintah?

Dalam hal pengadaan barang dan jasa pemerintah, keikutsertaan perusahaan dalam tender wajib mengikuti mekanisme yang telah diatur secara tegas dalam Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah (Perpres 16/2018) sebagaimana terakhir diubah dengan Perpres Nomor 46 Tahun 2025.

Berdasarkan Pasal 50 Perpres 16/2018, proses pemilihan penyedia melalui tender atau seleksi dilakukan melalui beberapa tahapan utama.

Tahapan tersebut meliputi pelaksanaan kualifikasi, pengumuman atau undangan, pendaftaran dan pengambilan dokumen pemilihan, pemberian penjelasan atau aanwijzing, penyampaian dokumen penawaran, evaluasi penawaran, penetapan dan pengumuman pemenang, hingga masa sanggah.

Selain tender umum, peraturan juga mengenal mekanisme tender cepat yang diperuntukkan bagi penyedia yang telah terkualifikasi dalam sistem informasi kinerja penyedia, di mana peserta hanya menyampaikan penawaran harga dan evaluasi dilakukan secara elektronik dengan penetapan pemenang berdasarkan harga terendah.

Saat ini, seluruh proses pengadaan barang dan jasa pemerintah dilaksanakan secara terintegrasi melalui INAPROC atau Indonesia National Procurement System yang dikelola oleh Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah (LKPP).

INAPROC berfungsi sebagai portal nasional terpusat yang menjadi pintu masuk seluruh sistem informasi pengadaan pemerintah, mulai dari tender dan seleksi, E-purchasing melalui katalog elektronik, hingga pengadaan langsung.

Dengan sistem ini, seluruh proses pengadaan dilakukan secara elektronik untuk menjamin transparansi, efisiensi, dan akuntabilitas.

Agar dapat mengikuti tender pemerintah, penyedia wajib memiliki Akun INAPROC yang terdaftar dan terverifikasi melalui Manajemen Akun Terpusat SPSE.

Proses pendaftaran dilakukan melalui tiga tahapan utama, yaitu registrasi dan verifikasi akun, verifikasi profil, serta registrasi dan verifikasi akses untuk menentukan peran pengguna sebagai penyedia.

Akun INAPROC menggunakan sistem Single Sign On, sehingga satu akun dapat digunakan untuk mengakses berbagai aplikasi dalam ekosistem pengadaan nasional setelah seluruh proses verifikasi diselesaikan.

Dalam pengelolaan akun INAPROC, NIK hanya dapat didaftarkan satu kali dan terikat secara permanen dengan email, username, serta nomor telepon.

Oleh karena itu, pendaftaran wajib dilakukan secara mandiri menggunakan data pribadi sendiri, dengan ketentuan penggunaan email pribadi untuk menjaga kendali akun dan menghindari kendala akses di kemudian hari.

Khusus bagi penyedia, akses perusahaan pertama kali hanya dapat didaftarkan oleh pemilik atau pemegang saham yang tercantum dalam NIB pada sistem OSS dan akan otomatis menjadi Admin Perusahaan.

Setelah seluruh tahapan pendaftaran, verifikasi akun, dan pemenuhan persyaratan administratif tersebut dipenuhi, perusahaan dapat secara sah mengikuti proses tender atau pengadaan pemerintah melalui INAPROC sesuai dengan ketentuan peraturan perundang undangan yang berlaku.

Legalitas usaha untuk mengikuti tender belum lengkap? Prolegal Indonesia siap membantu Anda dalam melengkapi seluruh persyaratan yang dibutuhkan secara profesional dan tepat waktu.

Author: Sabilla Salsabilla

Editor: Genies Wisnu Pradana

Konsultasi Sekarang!